上周说了和教授沟通的重要性，在网课期间，少了很多直接的对话和面谈，相信大部分同学和教授和学校的主要沟通方式会是email。

可是前景留学后服务的顾问老师们，却在以往的工作经验中发现，很多同学的email因为书写格式或者内容的问题，并不能够得到及时有效的答复。所以了解如何打造一封高质量的email，会使大家和教授或学校的沟通更加顺畅。

这张图大家再熟悉不过了，打开任何一个电子邮箱的新建邮件，就是这个样子。今天我们来仔细说说每个部分应该怎么写。

首先大家要了解自己的邮件是写给谁的，并且确认好地址。发错了地址一般就不可能收到回复了。

特别是给学校部门写邮件时，一定要在学校官网确认好部门职能和相关联系人，这样会更加高效。并且写邮件之前要考虑一下这封邮件是否需要发给cc的相关人。

请大家看如下两封邮件：

如果你是教授，在每天众多的未读邮件中，你会先点开哪一个呢？当然还有很多人会遇到邮件发出去了，忘了写主题的情况，那邮件被直接删除的可能性也会很大了。

清晰明了的主题，既节省了教授的浏览时间，也能够让同学们收到更及时的回复。试试在15个单词以内总结一下你要写邮件的中心思想吧。

邮件的称呼

一般来说，给教授或者学校写邮件，属于正式邮件的范畴。因此要使用正式的称呼。

给教授写邮件，特别是在第一次写邮件的时候，请使用称呼"Dear Professor xxx（姓氏）, "。如果你和教授已经很熟悉，或者教授回复的邮件使用了更为轻松的"Hi, xxx (名字）”，那么你也可以更轻松一点使用"Hi, xxx."

如果是给学校部门写邮件，并没有联系人的名字, 那么可以使用比较传统的"Dear Sir/Madam", 或者如果你已经知道是哪个部门，可以写" Dear Finance Team" 等。

正文部分

正文部分同学们的普遍问题有两种：1. 太短。只写问题，就好像教授已经完全知道了你的背景信息。这样的问题教授看到会不知所云，很多教授会再回复询问你更多信息，大大增加了沟通的时间。当然也不排除教授看不明白就不理睬这封邮件的可能。2. 太长。说的比较啰嗦，夹杂了一些无关信息或者太多自己的情绪。想象一下如果在比较忙碌的情况下，我们看到这样的邮件，大概率是没有耐心读完的。

因此正文请尽量控制在三部分，简明扼要，也请注意礼貌。

第一部分，打招呼，自我介绍，一句话说出写这封邮件的目的。例如：

" How are you today? My name is *** and my student ID is ****. I am writing to ask one quesion about final exam." 

第二部分，清晰明了的介绍背景信息，或者理由解释等，要加入一些细节，但要确保细节和问题相关。然后明确提出自己的问题或者请求。

当然，问问题之前请确保这个问题已经是你查找过相关资料但并不能解决的问题，有些简单的事情，避免重复询问。

第三部分，表达感谢，并表示希望得到尽快的回复。

落款部分

一般正式邮件的落款可以写Best Regards, Regards,

Sincerely。

然后署名，这里的署名请将姓和名完整书写，另外有必要可以标注班级或者学号之类的信息，方便教授或者学校老师查找到你的相关信息。

邮件发出去了才发现漏掉附件，估计是很多人经常遇到的问题。发送之前要仔细检查一遍。

另外附件的文件名请按照要求修改，如果没有要求，至少要包含清晰的附件主题和自己的名字。

以上四个部分都把控好，就能让邮件事半功倍了。下面还有一些小细节提醒大家：

1. 发送之前一定要double check。检查的内容包括：邮件的结构是否完整？重要的信息是否包含？联系人是否正确？标题是否明确？附件是否添加？语气情绪是否得当？当然，最基本的拼写和语法也是要检查的。

   
   

2. 写邮件切记不要带太多个人情绪，礼貌友好可以有，但不能过分殷勤，遗憾可以有，但不能有失望和抱怨。

   
   

3. 耐心等待回复，不要使劲催。一般来说教授或者学校都会回复邮件，但他们需要处理的邮件很多，所以要耐心等待。如果不着急的事情，一般三天以上没有回复再考虑礼貌提醒一下。着急的事情，也要提前规划好，提前发送邮件。

   
   

4. 教授或者学校回复了邮件，要记得回邮件表达感谢。

   
   

同学们在写email时，着重注意以上几个方面，就会让邮件的质量大幅提升。另外同学们也可以多看看学校发送的邮件，或者是网上的邮件模板等，多多学习地道的邮件沟通用语，会让大家在写邮件时更加得心应手。

也欢迎大家和我们的留学后服务的国内外老师联系，得到更多的留学后支持哦~